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Améliorer la gestion nos processus, mais comment ?

Les processus d'entreprise sont comme le système circulatoire pour l'humain - prenez-en soin et votre organisation sera en bonne santé.
L'amélioration du fonctionnement passe en fait par deux étapes : la première est de s'assurer que les processus sont efficaces, notamment en terme d'organisation ; la seconde est de permettre aux acteurs impliqués de les faire avancer de façon simple et en minimisant au maximum les interventions manuelles.

Les processus d'entreprise représentent ce qu'une organisation réalise dans le cadre de son activité. 

Qu'est-ce que peut être un processus pour vous, par exemple :

  • recevoir et répondre à des courriers
  • ouvrir, instruire et clôturer des dossiers (sinistre pour les assurances, réclamation pour un e-commerçant...)
  • Négocier et signer des contrats
  • recevoir, validé et payer des factures fournisseurs
  • ...

De façon pragmatique, chaque processus peut être vu comme la succession d'actions, dont l'enchaînement est piloté par des enchaînements logiques et des règles de gestion. Un processus peut être modélisé selon différentes méthodes, BPMN étant l'une des plus courantes et des mieux normalisées. 

Notre approche des processus d'entreprise distingue d'une part les processus métier et d'autre part les processus documentaires.

Les processus métier nécessitent le plus souvent un coordinateur ou ordonnateur (une solution de BPM), qui pilote les enchaînements, gère les formulaires pour les interactions humaines et pilote les interactions entre système (via des webservices ou autres). En fonction du besoin, la solution doit intégrer des règles de gestion (moteur de règle), la connexion avec des systèmes tiers (ERP, CRM...) qui permettent de "router" automatiquement chaque processus en fonction des conditions élaborées.

Les processus documentaires sont plus simples et nécessitent moins d'interactions avec des systèmes tiers, ils sont moins complexes quant aux formulaires utilisés, ont moins d'étapes... Ils seront traités directement dans des solutions de GED intégrant un moteur de workflows.

Le Business Process Management est donc un domaine dans lequel la gestion de l'information de l'organisation est à la fois la source et le résultat du projet. En effet, nous visons utiliser la cartographie de l'information (entre les systèmes) afin de l'utiliser pour faciliter, automatiser, monitorer et du même coup améliorer vos processus.

Vous cherchez à comprendre ?

Objectif : permettre de formaliser et de fluidifier des processus, via l’enchaînement de tâches unitaires entre différents acteurs.

Priorité : gestion de processus et de formulaires. Le BPM couvre les besoins d’interactions formelles entre des acteurs de l’activité de l’organisation, qu’il s’agisse d’humains ou de systèmes, puisque les processus font souvent interagir les deux.

Orientation : gestion de tâches attachées à des profils d’utilisateur. Cependant, il s’agit le plus souvent d’outil qui permettent « d’orchestrer » des webservices produits par différentes applications en vue d’organiser des actions unitaires simples pour produire un résultat complexe. On notera que certains outils sont spécialisés par rapport à des objets auxquels ils se rapportent : par exemple le « Docflow » à un document.

Termes rencontrés : BPM – Business Process Management, gestion de formulaire, workflow, flux de travail, cycle de vie.

Vous cherchez de l’expertise ?

Une seule réponse rencontrez nos consultants métier !
Ils connaissent les processus dans votre métier, et sauront vous donner une perspective par rapport à d'autre acteurs du domaine.
Nous nous poserons notamment des questions sur :
- le niveau de criticité de vos processus et les dysfonctionnement que vous constatez
- le degré de formalisation de vos processus
- les personnes qui vont créer des processus (et leur niveau de technicité notamment)
- les systèmes qui sont impliqué dans l'avancement des processus concerné

Vous cherchez une solution technique ?

Nos experts solutions sauront, sur la base des objectifs et contraintes que vous aurez validé, définir le type de solution qu'il vous faut.
Est-ce que votre choix est piloté par :
- fluidifier la circulation des tâches entre vos collaborateur
- automatiser les interactions entre vos collaborateurs et de multiples système de votre système d'information
- interagir avec des partenaires extérieurs

Les solutions de BPM sont également proche du domaine des middlewares de type ESB (Enterprise Service Bus) et ce type de solution peuvent d'ailleurs être utiles dans la réponse.

Vous cherchez à connaitre l’état de l’art ?

Vous maitrisez la problématique ? Vous avez déjà sélectionné une technologie ? Vous souhaitez connaitre ce qui se fait de mieux ? Connaitre l'état de l'art autour de votre problématique ? Consultez les articles des experts de Smile.