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Une réglementation contraint la gestion de vos documents ?

Les principaux facteurs motivant la mise en place d’un projet de gestion de document sont la conformité réglementaire (AIIM).
En Europe, les principales demandes concernent la qualité et la réglementation communautaire ou encore la politique de confidentialité de certaines données. La prise en compte de ces contraintes est pour nous l’occasion de mettre en œuvre un projet qui apportera plus que la réponse à une contrainte.

Un projet de gestion de donnée ou des contenus une excellente opportunité de poser les processus de traitement et de prendre un peu de recul. En effet, le simple fait par exemple d’automatiser, stocker ou de sécuriser certaines informations conduit immanquablement à définir leur règle de gestion, leur périmètre de partage, leurs utilisations et leur structure.

Dans de nombreuses organisations ou cette réflexion n’a pas été mené de longues dates, il y a fort à parier que des gisements de valeur soient facilement accessibles.

Prenons l’exemple d’une contrainte imposée dès 2016 aux e-marchands européens : l’obligation que l’image des produits soit représentative et porte les mentions en possibilité des produits en boutique.

Ça n’a l’air de rien, hein ? Et pourtant !

Dernière ces quelques mots se cache l’obligation de permettre à tous de participer aux jeux concours et autres promotions présente sur les étiquettes (et souvent saisonnière) ou encore le fait de monter drastiquement le degré de confiance pour que l’image des produits sur le site soit conforme à ce qui est livré, faute de quoi les retours de marchandises exploseront.

Il s’agit donc, par exemple dans ce cas, de connecter le système de gestion des sites marchands avec le flux des images produit.

Comment se fait-il que ça n’a pas été fait me direz vous ?

Souvent par manque de réflexion, puisque le niveau de qualité nécessaire aujourd’hui ne justifiait pas de remplacer les systèmes (souvent manuel) de gestion des images et d’association avec les produits sur les plates-formes de ecommerce.

Cette réglementation et le projet qui en découlera seront l’occasion de donner au service marketing un outil de gestion images complètes pour les produits. Réduisant drastiquement le temps nécessaire a la récupération, la validation et la mise en lignes des médias associés aux produits.

Accessoirement, en pure valeur ajouter puisque quasiment sans coût, les dis services disposeront de base d’images exploitables (notamment en recherche) sur n’importe quels critères (couleurs, gamme, collection, photographe, dimension, etc.), mais aussi partageables (catalogue papier, ERP, etc.) et historisées.

Voici quel pourrait être notre approche pour un projet visant à répondre à une réglementation. Bien sûr, y répondre, mais aussi trouver les valeurs ajoutées faciles et donc peu cher que pourraient apporter le projet.

Vous cherchez à comprendre ?

Pour répondre à cette problématique, nous vous conseillons la lecture des ces dossiers et livres blancs. Si vous souhaitez aller plus loin dans la compréhension des enjeux et des solutions disponibles, nous vous recommandons les formations de Smile Training.

Livres blancs

Méthodes et Agilité

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En 51 pages, ce livre blanc propose une approche agile des méthodes agiles. Scrum, XP et Lean Software Development sont les principales approches étudiées.

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Gestion documentaire

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Découvrir les meilleures solutions de gestion documentaire open source.

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Formations Smile

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Gestion documentaire

Vos documents pour soutenir à vos enjeux et répondre aux attentes de vos collaborateurs.

Dématérialisation

Gestion et pilotage digital des flux d'information de l'entreprise.

Gestion des processus (BPM)

Et les processus d’entreprise deviennent simple, fluide, traçable et source d’optimisation.

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Bonita

Développé depuis le début des années 2000 par Bull, le produit est porté depuis 2009 par l'éditeur open source BonitaSoft.

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JBPM

JBPM est développé par une communauté soutenue par JBoss. Référence du BPM open source depuis plusieurs années, JBPM a été intégré par de nombreux éditeurs à leurs solutions. Le produit souffre toutefois aujourd'hui d'un manque de dynamisme de sa communauté. La dernière version est néanmoins prometteuse et le produit reste incontournable comme brique BPM technique de projets notamment en environnement open source. 

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Activiti

Activiti a été publié par l'éditeur d'ECM Alfresco, qui souhaitait développer une alternative à JBPM pour ses propres besoins. En choisissant d’en faire un composant indépendant, Alfresco parie sur le dynamisme de l'open source (le produit a été reversé à la communauté Spring) et souhaite en faire l'outil de référence du BPM open source. Activiti est ainsi techniquement à l'état de l'Art et bénéficie d'un très bon dynamisme grâce à la grande popularité de son porteur.

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Vous cherchez à connaitre l’état de l’art ?

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