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Prise en compte du cycle de vie

Prise en compte du cycle de vie

Pour optimiser la gestion des ressources documentaires, il faut gérer leur cycle de vie qui s’étend de leur création jusqu’au-delà de leur utilité opérationnelle.

Un document est d’abord conçu en mettant en œuvre un ensemble de processus avant de pouvoir être utilisé. Par exemple, un contrat est rédigé, modifié, validé, imprimé, signé puis envoyé, souvent sous forme papier. Le cycle de vie inclut toutes ces phases, depuis son élaboration jusqu’à son archivage définitif ou sa destruction.

La gestion du cycle de vie des documents électroniques doit être réalisée au moins aussi finement que celle des documents papier. En effet, du fait de la facilité de duplication, de transmission et de stockage des documents électroniques, leur nombre est nettement plus important. Ceci induit différents problèmes, notamment de traçabilité entre versions, de capacité à trouver une information précise ou encore de volume de stockage.