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Fonctions collaboratives

Fonctions collaboratives

La GED centralise la documentation de l'entreprise et offre de facto un dépôt unique pour les documents, notamment bureautiques. Les fonctions collaboratives prennent donc tout leur sens, ceci bien au-delà de l’outil de base : le mail.

Il existe plusieurs concepts dans l'édition collaborative de documents, lorsqu’un utilisateur souhaite éditer un document présent sur la GED :

  • Réservation explicite : Une copie de travail est créée afin que l'utilisateur puisse l’éditer sur son poste de travail. L'original reste en accès lecture seule sur la GED. Ce principe s'appelle « check-out » ou réservation. Une fois le document modifié, l'utilisateur met en ligne la nouvelle version et libère sa réservation. Le document est en général versionné (le numéro de version incrémenté) et remis en accès libre : il s’agit du « check-in » ou libération de réservation
  • Modification en ligne : L’utilisateur qui souhaite modifier le document, réalise cette modification en ligne, c'est-à-dire sur la version du serveur. Tant que le document est ouvert sur son poste, le document est réservé, et donc en lecture seule. Dès que l’utilisateur ferme le document sur son poste de travail, la réservation est libérée. Ce procédé est le plus confortable pour l’utilisateur, mais il trouve ses limites, car il nécessite d’être perpétuellement « on-line »
  • Modification concurrente : Les utilisateurs éditent le document en temps réel depuis leur poste. Si le document a été ouvert par plusieurs utilisateurs en même temps, la GED gère l'édition concurrentielle en pointant les écarts et en demandant une intervention. Cette pratique est exceptionnelle, car le format de document bureautique ne se prête que très mal à ce type d’édition

On appréciera également d’autres fonctions telles que : alertes sur modification, envoi de mail depuis la GED, commentaires et discussion sur les documents ou encore la prévisualisation.