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Gestion de dossiers

Gestion de dossiers

Notions relatives à la « gestion de dossiers »

A l’image de la gestion des fichiers sur un poste de travail, elle-même issue de la gestion de documents papier dans des classeurs, l’ergonomie des solutions de GED en matière de « gestion de dossier » se rapproche de la logique des utilisateurs. Ici, un dossier n’est pas un simple répertoire, mais un ensemble de documents liés par une finalité commune.

La notion de dossier est cependant fluctuante et il convient de préciser les trois acceptions que nous lui donnerons :

  • Dans l'optique professionnelle courante, le dossier est un ensemble de documents dont le regoupement apporte de la cohérence, et à partir duquel des utilisateurs accompliront des tâches – le dossier projet ou d’instruction, par exemple
  • Dans l'optique documentaire, le dossier réunit des documents ayant des caractéristiques communes : un thème ou une métadonnée, par exemple – dossier des articles de presse du jour ou l’analyse financière d’une société, par exemple
  • Dans l'optique du système d’information, le dossier regroupe alors numériquement des informations issues de différentes briques du système d’information pour en faciliter l’exploitation - le dossier client, par exemple

Ces approches peuvent être complémentaires.

Il existe deux différences fondamentales entre les dossiers papier et électroniques :

  • Le format numérique permet le multi positionnement. Un même document peut être présent dans plusieurs dossiers, utilisé par plusieurs utilisateurs avec des approches métiers différentes
  • Le format numérique évite duplication et scission des dossiers. Un même dossier peut être partagé par plusieurs entités, géographiquement ou fonctionnellement distinctes en permettant à chacune de conserver la main sur ses contenus, sans qu’il soit nécessaire de créer plusieurs dossiers enfants. En effet, le partage d’une partie du patrimoine d’information conduit souvent à la duplication des dossiers qui vivent alors leur vie propre

Les outils de la gestion de dossiers

Plusieurs moyens importants pour cette gestion se retrouvent dans les outils de GED, citons notamment : les informations de dossier, portées par les métadonnées et les tâches associées à un dossier dans le cadre d’un workflow le plus soudant.D’autres fonctions peuvent être adaptées dans un système de GED ou développées comme des modules à part entière.

Nous regroupons ci-dessous les fonctions les plus fréquemment rencontrées.

Le partage d’information
  • définition de méta-informations par dossier
  • possibilité de structurer un dossier par regroupement de documents via ses métadonnées ou des sous-dossiers
  • liens entre dossiers (hiérarchie, thématique, réglementation, type d’affaires, type de client…)
  • gestion des droits des utilisateurs (initialisation, agent traitant, superviseur, décideur) et leurs prérogatives respectives sur chaque partie (cf structuration des dossiers ci-dessus)

La gestion des dossiers

  • avec des déclencheurs automatiques ; par exemple pour l’archivage ou les rappels dans le cadre d’une procédure ou encore à la réception d’une pièce
  • interaction entre documents et données d’une application de gestion tierce ou une base de données (pour des formulaires notamment)
  • application de règles sur des sous-ensembles de documents constitutifs du dossier
  • vérification de la complétude du dossier par rapport à des listes connues
  • possibilité de générer des documents à partir de modèles et de conditions ou caractéristiques du dossier, par exemple un formulaire ou une trame de courrier
  • gestion de workflow de traitement pour automatiser les transitions et permettre un suivi automatique de l’instruction

Le classement

  • La relation entre les pièces physiques et numériques peut être importante dans le cas où des pièces en format papier ont un caractère légal
  • Identification du dossier : règles de constitution, règle de nommage, nomenclature…

Traçabilité

  • Toute action sur chaque dossier doit être tracée pour permettre des audits sur le traitement des dossiers