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Gestion des emails

Gestion des emails

La gestion des mails est une fonction très demandée en matière de gestion documentaire, à la fois pour que ces éléments d'information participent à la mémoire collective et pour des raisons réglementaires (Sarbanes-Oxley ou Bâle II imposent des règles de conservation des emails).

Les problématiques de gestion des connaissances impliquent de partager et de capitaliser les informations, même si leur degré de formalisation est faible, ce qui est typiquement le cas des emails. Leur stockage et leur partage facilitent le travail en équipe. Les contrôles, qu’ils soient réglementaires ou qualité, s’imposent également de plus en plus. Ils poussent les organisations à conserver tous les échanges avec leurs employés et leurs partenaires commerciaux.

La mutualisation plus ou moins automatique des emails peut donc apparaître comme une solution à ces problématiques.

Sélection des emails à archiver

Le processus d’archivage d’un mail peut très difficilement être totalement automatique, sous peine de voir stocker une multitude de pourriels (spam), de messages sans intérêt, voire de messages privés (qui doivent rester en dehors des mécanismes de mutualisation).

Les solutions de GED doivent donc proposer des processus de sélection pour l’archivage des emails. Celle-ci peut passer par l’intégration d’un plug-in dans le gestionnaire de courrier (Mozilla, Outlook…) ou par l’intégration import automatique d’emails envoyés à une adresse mail spécifique stockage_ged@votreorganisation.com, par exemple.

Gestion des emails

La gestion des emails pose plusieurs problèmes à la fois techniques et méthodologiques.

D’une part, il n’existe pas d’homogénéité quant au nombre ou au format des pièces jointes. Le format des emails eux-mêmes est variable (HTML ou texte, voire formats propriétaires selon le client de messagerie utilisé).

Par ailleurs, les échanges par emails sont le plus souvent multipartites (à plus de deux interlocuteurs), le stockage d’un email en plusieurs exemplaires génèrerait alors des doublons inutiles.

 

La GED devra donc notamment proposer des solutions pour :

  • gérer les formats de conservation des emails et des pièces jointes, afin d’assurer une restitution optimale
  • détecter les doublons pour éviter les stockages multiples et proposer des processus de travail collaboratif, par exemple lors de l’échange d’une pièce jointe légèrement modifiée dans plusieurs emails successifs
  • indexer le contenu des emails et les pièces jointes et gérer les liens entre ces différents contenus