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Gestion des versions

Gestion des versions

La gestion des versions d’un document est l’un des domaines où la GED apporte un bénéfice important.

En effet, dans un contexte de travail en groupe, qui plus est, avec des échanges d’emails multiples, il devient rapidement complexe de connaître avec certitude la dernière version d’un document ou la version applicable.

La gestion des versions permet à la fois de tracer les évolutions d’un document, et, par un système de réservation (check-in/check-out), de garantir qu’un utilisateur peut prendre la main sur un document et le modifier dans la base documentaire, sans qu’il y ait de modifications concurrentes.

Réservation (check-in/check-out)

Le check-in/check-out peut fonctionner techniquement de différentes façons, mais doit, dans tous les cas, garantir qu’un utilisateur qui fait une réservation verrouille le document jusqu’à la réalisation d’une condition. Cette condition est en général un check-in. On peut également envisager qu’un check-out soit libéré automatiquement au delà d’un certain délai.

Techniquement, le check-out peut être réalisé automatiquement dès qu’un utilisateur ouvre un document et le check-in réalisé dès qu’il le ferme ; mais la réservation d’un document peut également impliquer que l’utilisateur sorte le document du système le temps de la modification et donc nécessiter un système déclaratif de la part de l’utilisateur.

Incrémentation des versions

En général, l’incrémentation des versions est un compteur automatique qui définit un numéro séquentiel aux versions successives d’un document.

On peut également avoir des méthodes de calcul de l'incrémentation plus élaborées, par exemple pour prendre en compte les notions de versions mineures/majeures, ou des règles métiers pré établies, qui définissent la construction des numéros de version.

Dans tous les cas, l’historique des versions est conservé et il doit être possible de visualiser une version antérieure d’un document. Chaque modification de document doit donner lieu à une nouvelle version. Ces deux points sont essentiels pour la traçabilité globale du système de gestion documentaire.

Des règles de gestion particulières doivent pouvoir être déclenchées par rapport à des conditions issues du versionning, par exemple la création d’une version majeure, le temps écoulé depuis la dernière version majeure ou l’identification des évolutions entre deux versions.