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Gestion du cycle de vie

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Politique de conservation

La conservation, la préservation et la sécurisation de l’information entrent, de plus en plus, dans les projets de gestion documentaire, à mesure que les entreprises prennent conscience de la valeur des documents qu’elles brassent quotidiennement.

 

Ce sont les disciplines couvrant les fonctions liées à l’archivage qui permettent de répondre aux questions liées à la politique de conservation, on parle d’archivistique ou le « Record Management », dans le monde anglo-saxon. Le « Record Management » est parfois considéré comme plus adapté au domaine numérique, dans la mesure où il prend en compte une sous-sélection de l’ensemble des documents à archiver, sous-sélection qui correspond aux « documents vitaux », c'est-à-dire nécessaires à l’activité de l’organisation.

La définition d’une politique de conservation dans une application de gestion documentaire permet :

  • de définir des ensembles de contenus, par rapport à des types ou des critères d’indexation
  • de relier chacun de ces ensembles, à des actions de conservation, processus de destruction, durée, format et support de conservation…

Archivage

L’archivage peut être appréhendé de différentes façons en fonction du contexte de l’application. Du simple tag « archive » sur les éléments considérés comme archivés, jusqu’à la mise « hors ligne » (off-line) des contenus sur des supports optiques, par exemple.

La nécessité et la complexité de la prise en compte de l’archivage numérique vont croître avec le volume et la criticité des informations gérées.

Les applications intégreront donc des fonctions qui permettent :

  • de gérer des informations de conservation
  • de gérer les formats de fichiers dans la GED en fonction de leur pérennité
  • de déclencher automatiquement des traitements d’archivage
  • de choisir de rechercher ou non dans les éléments archivés

 

Parmi les fonctions envisageables, on citera :

  • figer les éléments archivés, par exemple en calculant des empreintes cryptographiques (signature numérique) pour en garantir l’inaltérabilité
  • faire valider l’archivage (« le versement en archive ») d’ensemble de documents, en termes de date et de responsabilité
  • gérer les supports de stockage des contenus et de leurs métadonnées pour les conserver sur des supports adaptés (longue durée de vie, accès fréquent…)

Format de fichier

Le format des fichiers gérés dans une application documentaire revêt une importance particulière.

 

Fonctions liées au format

La plupart des applications de GED peuvent stocker n’importe quel type de fichier, cependant certaines fonctions ne sont disponibles que pour certains formats.

  • La recherche en texte intégral, c'est-à-dire dans les fichiers eux-mêmes. En effet, les formats documentaires sont encore souvent fermés et opaques. Néanmoins, il existe, de plus en plus souvent, la possibilité d’en extraire le contenu textuel, qui pourra être indexé et donc retrouvé par des moteurs de recherche. Les formats les plus courants (PDF, MS Office, HTML) figurent presque toujours parmi ceux reconnus. La question se posera pour des formats particuliers : DWG – AutoCAD ou MP3 (pour les tags textuels), par exemple
  • La prévisualisation, c'est-à-dire la possibilité de visualiser un fichier sans l’ouvrir avec son application associée. Cette notion est particulièrement utile pour les fichiers très lourds (image, vidéo), puisque l’application permet de visualiser rapidement une partie du contenu, sans en télécharger la totalité
  • L’extraction d’information et notamment de métadonnées. En effet, la plupart des formats de fichier utilisent une façon spécifique de gérer les métadonnées qu’ils embarquent. Connaître ces façons ou recourir à une normalisation (open document, JPEG ou TIFF, par exemple) permet de faciliter la récupération des métadonnées entrées par les applications ou les matériels ayant généré les fichiers

Cette liste n’est pas exhaustive.

Formats ouverts

Les formats ouverts et/ou normalisés sont une question d’actualité avec la montée en puissance de la standardisation des formats bureautiques.

En effet, ce phénomène que l’on observe depuis plusieurs années dans les domaines techniques, où le besoin d’interopérabilité est très fort, devient une question à la convergence de nombreux projets.

Il existe deux enjeux principaux pour un projet de GED :

  • le premier est de disposer d’un format ouvert, documenté, libre (non soumis à un brevet ou un droit d’usage) et très largement répandu qui garantit de fait la pérennité des fichiers
  • le second est de disposer d’un format dont la structure estconnue qui permet la manipulation du contenu (l’édition). Ceci permet d’offrir des fonctions de manipulation du contenu même du fichier : transformations, combinaisons et même l’ajout de donnée dans le fichier lui-même (la référence dans la GED ou une table des matières)

Formats de conservation

Si les documents stockés dans le système documentaire doivent souvent être conservés plusieurs années (au-delà de 5 ans) leur conservation doit inclure leur préservation, c'est-à-dire a minima qu’ils seront lisibles.

En effet, la problématique de la conservation se trouve de plus en plus posée pour les documents électroniques, dans la mesure où ils remplacent le papier, alors qu’ils ne faisaient que le compléter, il y a encore quelques années.

Les formats de fichier à même de garantir la lisibilité des documents sur plus de dix années sont, soit des formats simples et très répandus, les normes de fait, par exemple : les fichiers texte (.txt) dont les fichiers XML sont parmi les plus courants et les plus utiles pour les données structurées, soit les formats normalisés au niveau international comme le PDF/A (ISO 19005-1:2005), le PDF/E (ISO 24517-1 en cours) ou l’ODF (ISO/IEC 26300:2006 - Open Document Format).

Dans le cas où ces documents sont porteurs de signatures électroniques, la problématique s’en trouve complexifiée (cf « Archivage numérique à valeur probante », ci-dessous.

Archivage numérique à valeur probante

Aux questions d’archivage viennent s’ajouter, les questions d’archivages « légal » ou « à valeur probante », c’est-à-dire la conservation sous forme électronique des documents pouvant servir de preuve.

Cet aspect de l’archivage n’est en général pas couvert directement par la solution de GED, mais par des fonctions annexes qui gèrent les signatures électroniques, les relations avec le tiers de confiance et la traçabilité de la conservation.

Pour l’implémentation d’un archivage légal, il est nécessaire de garantir :

  • L’intégrité : les archives ne doivent pas avoir été modifiées
  • L’authenticité : une signature nominative et vérifiable
  • La traçabilité : la vie de chaque document doit être connue sans faille possible, notamment via l’horodatage certifié et contigu (sans discontinuité)
  • L'auditabilité : le système doit pouvoir être vérifié pour prouver que ces processus ne peuvent être altérés