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Intégration de la GED

Intégration de la GED

Lorsque l’application de GED vise en grande partie la production de documents bureautiques, l’intégration de la GED aux applications du poste de travail de l’utilisateur est déterminante.

Dans ce contexte, l’ergonomie et l’efficacité du travail, la fluidité du passage de la GED aux applications utilisatrice de documents numériques, seront des critères déterminants de l’acceptation de l’outil et donc de la réussite du projet.

Deux niveaux principaux d’intégration sont envisageables et le choix impacte à la fois la complexité de l’environnement technique et la qualité de l’ergonomie.

Toutes les solutions présentées proposent une interface Web pour
interagir avec la GED.

Espace de stockage

La GED peut être considérée comme un espace de stockage, similaire à l’utilisation d’un disque réseau : possibilité de gestion de dossiers, de navigation entre les différents niveaux, voire de déplacement d’élément directement par « glisser-déposer » depuis le poste de l’utilisateur.

L’intérêt essentiel de cette approche est que le changement est mineur pour les utilisateurs, par rapport aux simples serveurs de fichiers auxquels ils étaient habitués, ce qui facilite l’acceptation de l’outil de GED. La contrepartie immédiate est la perte d’éléments tels que les métadonnées ou l’interface de recherche. Cette approche est donc le plus souvent complétée par une interface Web ou bureautique dédiée à la GED qui apporte ces fonctions.

L’utilisation du référentiel documentaire est proposée dans l’environnement habituel des utilisateurs, prenant en compte la gestion des habilitations de la GED, mais ne tire pas pleinement parti de l’application de gestion documentaire sous-jacente.

Technologiquement, cette approche est rendue possible par des interfaces telles que Webdav, CIFS, WSS (Microsoft) ou même FTP. Il s’agit de technologies implémentées comme surcouche d’une base documentaire et qui permettent d’accéder à la GED par des outils standard du poste client.

Accès depuis la bureautique

Il s’agit de permettre l’accès à l’application documentaire à partir des applications associées aux documents (par exemple MS Office, OpenOffice, AutoCAD, Photoshop…) et ainsi d’optimiser la fluidité du processus de création ou de modification de documents.

Les utilisateurs demandent à pouvoir réaliser des tâches habituelles depuis leur outil bureautique : ouverture, indexation, enregistrement dans la base documentaire, voir avancement d’un workflow.

Tout l’intérêt de cette approche est d’être très peu intrusive par rapport aux habitudes des utilisateurs, dans les phases de travail les plus fréquentes, tout en apportant une richesse inconnue d’un système de fichier classique.

Cette approche, lorsqu’elle n’est pas implémentée par l’application documentaire, nécessite un investissement important.