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Workflow

Workflow

Deux types de workflows (processus) sont mis en œuvre dans le cadre des solutions de gestion de contenu. Il s’agit de l’une des frontières entre le domaine de la GED et celui de l’ECM. En effet, dans les solutions de GED, on trouvera des workflows appliqués aux documents. Dans les solutions d’ECM, on trouvera également des procédures automatisées, en dehors de tout contexte documentaire: on parlera alors de BPM ou de workflow métier.

Différents niveaux de processus de gestion sont adressés par les solutions :

  • Workflow documentaire, par exemple : validation, approbation, diffusion de document…
  • Workflow métier, par exemple : instruction de dossier, traitement de données, dématérialisation de formulaire…

Workflow documentaire

Il s’agit de faire suivre, aux documents, un circuit de validation, souvent pour les publier ou les archiver : on trouve parfois le terme de « Docflow ». Différentes méthodes sont implémentées par les outils.Le workflow repose en général sur des fonctions standard des outils : la gestion des droits, envoi d’email, déplacement de fichier…
Les outils qui permettent de créer des workflows à la demande, peuvent être basés sur une gestion de règles sous-jacente à l’application. Il permet d’ajouter, de juxtaposer différentes fonctions, à partir de règles simples, assemblées les unes avec les autres.

Il peut également s’agir de développements simples et souvent peu paramétrables, notamment en termes de nombre d’étapes, de notifications ou de résultats du workflow.

Workflow métier ou BPM

L’objectif est de permettre la dématérialisation des procédures, qu’elles aient ou non un lien avec des documents. Les outils mis en œuvre sont des moteurs de workflow, c'est-à-dire des applications dédiées au paramétrage et à l’exécution de processus.

 

Il existe de nombreux projets de moteur de workflow open source de qualité, le plus souvent en technologie Java. Ce sont des outils relativement complexes, parmi lesquels on peut citer Intalio, Bonita, jBPM, Processmaker, Orchestra ou OSWorkflow.

De même que pour une solution de gestion documentaire open source, il convient de :

  • se poser la question de leur pérennité, par rapport aux critères de communauté, d’utilisateurs, de niveau fonctionnel…
  • s’assurer que l’implémentation du moteur de BPM dans la GED est de bonne qualité, notamment en termes de gestion des utilisateurs (lorsqu’ils sont communs) de persistance des données ou de design des processus en regard de leur interaction avec les fonctions documentaires

Représentation de workflow

Il existe plusieurs méthodes de représentation de processus. Les moteurs les plus élaborés s’appuient sur une représentation graphique des workflows pour en réaliser le paramétrage, tandis que la modélisation sous-jacente est souvent en XML. La transcription dans le moteur peut être plus ou moins riche, depuis la simple interprétation des étapes jusqu’à la possibilité de paramétrer graphiquement alertes, conditions, interaction avec d’autre application, voire des traitements spécifiques (scripts).

Implémentation dans la GED

L’intégration du moteur de workflow à l’outil de gestion documentaire est plus ou moins forte, notamment en ce qui concerne la gestion des droits et des rôles, l’interaction entre les objets documentaires (document, dossier) et les objets de workflow (processus, étapes…) et les interfaces des deux outils.

L’intégration des interfaces proposées aux utilisateurs masque le plus souvent l’interface du workflow et donne à l’utilisateur l’impression d’utiliser une seule application.

La gestion des droits doit être transversale entre GED et BPM. Les utilisateurs ont des rôles dans les processus, ils peuvent être destinataires de certaines tâches en fonction des processus.

Parallèlement, ils ont des droits sur la base documentaire et sont donc autorisés à réaliser des actions sur certains objets documentaires.
L'intégration d'un moteur de workflow doit donc bien appréhender ce lien pour éviter les situations où un utilisateur serait destinataire d'une tâche, mais ne disposerait pas des autorisations pour la réaliser, par exemple.

Tableau de bord et suivi

 

Toutes les fonctions de « log » et leur exploitation doivent donc faire l’objet d’une attention particulière au moment de choisir l’implémentation de la solution de BPM dans la GED.

A minima, chaque utilisateur doit pouvoir visualiser ses tâches en cours. Pour aller plus loin, les indicateurs disponibles comprendront également : la liste des tâches des subordonnés hiérarchiques, l’historique des tâches réalisées, la liste des tâches des groupes auxquels appartient l’utilisateur, des statistiques d’utilisation au niveau de l’individu, du groupe…

Ces informations sont, le plus souvent, présentées dans l’interface de la GED, sans qu’il soit besoin de disposer d’une interface tierce, sauf lorsque la solution de BPM est utilisée pour « motoriser » des processus qui n’ont pas de rapport avec la gestion documentaire. Dans ce cas, il peut être préférable de regrouper toutes les tâches dans un tableau de bord externe à la GED.