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Collaboration & gestion de la connaissance

Collaboration & gestion de la connaissance

« Collaboration & knowledge exchange » correspond à l’étape où l’on tire parti des échanges informels pour en créer durablement de la valeur. Cela inclut également la notion de gestion de projet lorsqu’elle est présente.

Groupes / Espaces privatifs

Les RSE proposent un accès particulier à l’information puisqu’il n’existe pas nativement de regroupement par sujet.

Pour combler ce manque et rendre l’accès à l’information plus en phase avec les besoins de l’entreprise, la plupart des RSE proposent des espaces restreints (groupe, espace de travail).
Ces groupes correspondent généralement à des espaces thématiques où chaque individu peut s’inscrire et participer au sujet.

Il s’agit d’une fonctionnalité clé dans l’étape de collaboration et de formalisation du savoir-faire. On recommande donc de créer ce type d’espace pour affiner un sujet.

Pour bien faire, ces groupes doivent proposer tous les outils (blog, wiki, etc.) que l’on trouve au sein des RSE mais dans un cadre restreint. D’ailleurs, il faut privilégier les RSE offrant des configurations avancées en termes de politique de sécurité (accès limité aux documents, inscription avec approbation, etc.).

La notion de groupe est essentielle pour organiser la somme de contributions apportées par les utilisateurs. Les groupes permettent notamment de restreindre à certaines thématiques.

Wiki

En plus de blogs, certains réseaux sociaux d’entreprise proposent des espaces de Wiki pour favoriser la co-production de contenu.

Wikipédia (http://fr.wikipedia.org) en est l’exemple le plus significatif.

A la différence des blogs, les wikis peuvent être modifiés et enrichis par n’importe quel membre qui les consulte. Cela évite la multiplication des versions d’un document en centralisant l’ensemble des contributions sur un seul et même support.

Chaque membre du RSE peut apporter, en fonction de ses droits d'utilisation, sa propre contribution via l'interface du wiki.

Cela offre de nombreux avantages, comme une information plus à jour, ainsi qu’un accès personnalisé aux données (en fonction du profil des utilisateurs). La modération du wiki peut se faire a posteriori. Le wiki offre ainsi une alternative intéressante par rapport aux solutions, relativement lourdes, de gestion des connaissances.

La notion de Wiki n’est que rarement disponible en natif parmi les outils sélectionnés pour ce livre blanc. Souvent, des alternatives sont présentées comme Elgg avec sa notion de Pages. Il s’agit pourtant d’un élément essentiel dans l’approche collaborative.

Blogs

Le partage de connaissance peut être mis en œuvre de différentes manières : par de simple échange comme on a pu l’évoquer en introduction de ce livre blanc, mais aussi par des fonctionnalités avancées contributives comme le blog.

Un blog se définit par un ensemble de billets (« post ») agglomérés au fil du temps et classés le plus souvent par ordre ante-chronologique. Les posts sont généralement associés à des mots clés pour organiser les sujets.

Les blogs correspondent à une forme de partage de connaissance. La plupart des solutions étudiées ici proposent cette fonctionnalité. Notons tout de même que BuddyPress, étant bâtie sur la plateforme de blogs Wordpress, offre un périmètre particulièrement important sur ce point, comme la possibilité d’activer un blog par utilisateur.

Notation

Comme évoqué plus haut, la quantité d’information qui circule sur un RSE peut être colossale. Il est donc important de pouvoir les filtrer : soit par thématique (via les mots clés), soit par auteur (leader, expert), soit par notation.

La notion de « Rating » est essentielle pour les réseaux sociaux. Elle contribue d’ailleurs à la définition des e-réputations de chaque profil et donc de la légitimité qui est portée aux propos.
Il est donc important de pouvoir disposer de ce type de fonctionnalité et ceci, sur tout type de contenu.

La notion de notation n’est pas disponible sur l’ensemble des RSE et c’est dommage. C’est une forme très intéressante d’intelligence collective. La solution Pligg gère très bien cet aspect.

Mots clés / Taxonomie

Les informations partagées dans un réseau social d’entreprise le sont le plus souvent de façon informelle, sans classement ni rangement.

Pour permettre la consultation des échanges sur un sujet donné, il est important de disposer de la notion de taxonomie ; c'est-à-dire la possibilité d’associer des mots clés à un contenu.

On parle également de folksonomie. Il s’agit du rangement collaboratif spontané par des non professionnels.

Cette dimension est essentielle car si les RSE favorisent les échanges et la production de valeur ajoutée, il faut pouvoir accéder rapidement aux contenus.

La taxonomie est indispensable aux RSE pour organiser, au moins un minimum, les contenus publiés.
Certaines solutions permettent de définir par avance un arbre de mots clés (ce qui permet une meilleure organisation de l’information : taxonomie arborescente).

Gestion documentaire

Le partage de connaissance peut également être mis en œuvre sous la forme de document (fichiers binaires).

Ainsi, on trouve de plus en plus de RSE qui embarquent une gestion documentaire plus ou moins complète.

Les RSE les plus évolués permettent de partager du contenu sous de nombreux formats médias : photos et vidéos notamment. Certains vont jusqu’à proposer des couplages forts avec YouTube et Flickr.

Le partage de document est une forme de capitalisation intéressante mais les RSE ne sont sûrement pas les outils idéaux pour tirer parti de l’information documentaire. Notons tout de même le très bon concept de Mahara qui permet de valoriser les documents individuels, lesquels peuvent être de véritables perles qui échappent, la plupart du temps, à l’entreprise.

Calendrier

Le calendrier correspond à la première attente en matière de « Project
Management ». Il est souvent la base de beaucoup d’autres fonctionnalités comme le centre des tâches.

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Il permet d’afficher les jalons clés et toute autre information datée. Certains outils vont plus loin et embarquent des fonctions permettant de gérer de véritables diagrammes de Gantt.

Centre de tâches

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Pour favoriser la collaboration, certains RSE intègrent au sein de leurs espaces privatifs un gestionnaire de tâches. Il s’agit d’un outil plus orienté « project management » mais qui peut avoir son utilité notamment dans l’étape de capitalisation.